¿Por que?, porque conservar archivos ya sea en papel o digitales hasta 10 años atras.
La mayoria de las veces por obligacionde legales con empresas que rigen los destinos de estos
archivos o papeles, tales como SHCP, IMSS, incluso la misma empresa dueña de estos archivos
o documentos.
La idea de esto es que alguien mas haga el trabajo sucio por ti, contratar un servicio de resguardo, digitalizacion y administracion de archivos o documentos ya sean del año, del mes o del dia en curso
o achivos o documentos de años, meses y dias pasados.
Todo resguardado, administrado y digitalizado de manera profesional, con las opciones de poder
identificar, enviar o presentar la informacion solicitada a la entidad que lo solicite en el momento que
se haga la solicitud de la misma..
El resguardo, administracion y digitalizacion debera por lo menos tener un respaldo de manera local en el servidor en cuestion y una copia guardada en un servico de resguardo en la nube y hasta una tercer copia de la informacion en un disco duro externo al servidor, de esta forma se tendra manera de identificar, enviar o presentar la informacion solicitada en tiempo y forma con total seguridad y rapidez.
Los archivos o documentos digitalizados pueden tener varios formatos en su resguardo, pueden ser
formatos que no admitan la edicion de los mismos, pueden ser formatos que admitan la edicion o
incluso pueden ser formatos de imagen que pudieran editarse como imagen pero no como texto, esto ya dependera del cliente en cuestion.
Los formatos mas seguros para digitalizar archivos o documentos son los que no permiten la edicion
de los mismos, pero tambien habra quien quiera digitalizar los albumes familiares de fotografias antiguas por ejemplo o digitalizar la documentacion de la familia llamense actas de nacimiento, boletas de bautismo, de confirmacion, de primera comunion, certificados escolares, diplomas, titulos profesionales, pasaportes, visas, credenciales de elector, comprobantes de domicilio, comprobantes de pago, bauchers, tickets de compra, terjetas de presentacion, capturas de pantalla de la computadora, de la tablet, del celular o incluso objetos tridimensionales que se requieran digitalizar.
Todo lo anteriormente expuesto estara bien resguardado, administrado y digitalizado si se cuenta en la misma empresa con un area especializada en el tema o se contrata una empresa externa para tal motivo.
